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Google Drive tiene más de mil millones de usuarios. Eso significa que si en algún momento el servicio de almacenamiento en la nube de Google se cuelga o sus servidores dejan de funcionar, muchísima gente se quedaría sin acceso a todos sus documentos. Por improbable que parezca, esto es algo que ya sucedió el pasado mes de enero, cuando Google Drive sufrió una pérdida de conexión a nivel mundial. ¿El apocalípsis?

Aunque no es algo que ocurra muy a menudo, puede que nos interese tener a mano una copia de seguridad de todos los documentos, fotos, hojas de cálculo y demás archivos para poder acceder a ellos de manera offline desde nuestro ordenador. Así, si algún día ocurre una catástrofe irrecuperable podremos seguir teniendo acceso a todos esos datos.

Cómo hacer un backup de nuestros documentos de Google Drive

Hace un tiempo ya vimos una herramienta bastante útil con la que poder mapear Google Drive como si fuera una unidad de red en Windows, pero con ese truco seguimos necesitando tener acceso online a nuestra cuenta en la nube para gestionar y editar los documentos. En este caso lo que vamos a hacer es utilizar la aplicación “Copia de Seguridad y Sincronización”, una especie de cliente oficial de Google Drive para equipos de sobremesa.

Con esta utilidad no solo podemos sincronizar todos los Documentos, Presentaciones, Fotos y Hojas de cálculo de Google para acceder desde el PC, sino que también podemos abrirlos y editarlos cuando estamos offline. De esta forma, cuando volvamos a conectarnos a Internet –o Google Drive se recupere despúes de una caída- los documentos editados se actualizarán automáticamente con las modificaciones realizadas.

Paso #1: Instala el cliente de Google Drive para PC

Podemos descargar la aplicación de “Copia de Seguridad y Sincronización” para Windows desde la web de Google Drive AQUÍ. A la hora de realizar la descarga seleccionaremos la opción “Personal”.

Una vez instalado el programa, lo abrimos e iniciamos sesión con nuestra cuenta de Google.

Paso #2: Sincroniza los archivos almacenados en Drive

Después de validar la cuenta, el sistema nos pedirá elegir qué carpetas de nuestro PC queremos sincronizar para que se suban a Google Drive. Este es un paso irrelevante así que en principio nos lo podemos saltar (a menos que queramos hacer un backup de las fotos y documentos que tenemos en el ordenador, claro).

A continuación llegaremos al punto donde las cosas se ponen más interesantes. Ahora la aplicación comenzará el proceso de sincronización para traer los archivos que tenemos en la unidad de Drive y descargarlos en el PC. Aquí nos dará la opción de sincronizar toda la unidad o seleccionar las carpetas deseadas.

Nota: Si tenemos Google Chrome también se nos instalará una extensión para que podamos editar todos los documentos desde el navegador sin necesidad de instalar ningún procesador de textos en el ordenador.

Paso #3: Accede y edita tus documentos de Drive mientras estas offline

Dependiendo del tamaño y volumen de archivos la sincronización puede durar varios minutos. Una vez completada, veremos cómo aparece una nueva carpeta en el escritorio: si la abrimos veremos todos los documentos de nuestra unidad de Drive. ¡Perfecto!

A partir de aquí, si abrimos hacemos clic sobre alguno de los archivos accederemos a una versión offline del documento, que podremos editar y modificar sin necesidad de estar conectados a internet ni a nuestra cuenta de Drive. Una vez volvamos a tener conexión, el documento se actualizará en la nube aplicando todos los cambios realizados.

Por supuesto también podemos aprovechar para descargar cualquier documento de manera individual, aunque si queremos realizar una descarga masiva de documentos lo mejor es que utilicemos otra de las herramientas de Google para estos casos, llamada Google Takeout.

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